Regulamin usługi Vantote

1. Definicje

• Usługa — dostęp do aplikacji Vantote: panelu właściciela, ekranu personelu na tagu NFC/QR, integracji i powiadomień.
• Klient — firma lub osoba prowadząca działalność, która zawiera z nami umowę na Usługę. Usługa nie jest kierowana do konsumentów.
• Obiekt — hotel, pensjonat lub zbiór apartamentów Klienta skonfigurowany w Usłudze.
• Vantag — tag NFC z kodem QR montowany przy drzwiach pokoju, dostarczany przez nas.
• Pilotaż — bezpłatny, 2-tygodniowy okres testowy w jednym Obiekcie.

2. Zawarcie umowy

Umowę zawieramy, gdy potwierdzimy Twoje zgłoszenie e-mailem i założymy konto. Konto zakłada administrator Vantote; Ty ustawiasz własne hasło przy pierwszym logowaniu.

Korzystając z Usługi, potwierdzasz, że działasz w imieniu firmy i masz umocowanie do zawarcia umowy.

3. Pilotaż

Pilotaż trwa 2 tygodnie, jest bezpłatny i nie wymaga karty ani zobowiązań. Dostajesz pełną Usługę i Vantagi do Obiektu; pomagamy skonfigurować pokoje i checklisty.

Po pilotażu decydujesz: przechodzisz na abonament albo kończymy współpracę. Jeśli kończymy, odsyłasz Vantagi w ciągu 14 dni na przesłanej przez nas etykiecie zwrotnej — na nasz koszt. Konto i dane usuwamy w ciągu 30 dni od zakończenia pilotażu, chyba że poprosisz o wcześniejsze usunięcie.

4. Ceny i płatności

Abonament liczymy miesięcznie, za Obiekt: abonament podstawowy 80 zł (obejmuje 2 Vantagi) plus opłata za każdy kolejny Vantag według malejących progów z cennika. Wszystkie ceny na stronie i w panelu są cenami końcowymi (brutto) — nie ma opłat instalacyjnych, opłat za Vantagi ani innych ukrytych kosztów.

Rozliczenie miesięczne albo roczne z góry — przy rocznym płacisz za 12 − 2 = 10 miesięcy, korzystasz przez 12. Kwota jest widoczna w panelu (Rachunki) przed wystawieniem dokumentu.

Płatność przelewem na podstawie faktury VAT albo rachunku, w terminie 14 dni od wystawienia. Dokument wystawiamy my albo generujesz go w panelu. Przy opóźnieniu przypominamy e-mailem; po 30 dniach zaległości możemy ograniczyć dostęp do panelu do czasu zapłaty — dane pozostają nienaruszone.

Cena Vantagów dodanych w trakcie miesiąca liczy się od kolejnego okresu rozliczeniowego. Zmianę cennika ogłaszamy e-mailem z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem; nie dotyczy ona opłaconego z góry okresu.

5. Vantagi

Vantagi dostarczamy zaprogramowane pod Twoje pokoje. Pozostają naszą własnością i są użyczone na czas umowy; w trakcie umowy wymieniamy uszkodzone egzemplarze bezpłatnie.

Po zakończeniu umowy odsyłasz Vantagi w ciągu 14 dni (etykieta zwrotna od nas). Nieodesłane Vantagi rozliczamy według kosztu odtworzenia podanego w ofercie.

6. Rezygnacja i zwroty

Abonament miesięczny możesz zakończyć w każdej chwili e-mailem — umowa wygasa z końcem opłaconego miesiąca. Nie ma okresu wypowiedzenia ani kar.

Abonament roczny możesz zakończyć w każdej chwili; zwracamy opłatę za pełne, niewykorzystane miesiące od miesiąca następującego po rezygnacji, licząc po cenie miesięcznej z dnia zakupu pomniejszonej o udzielony rabat roczny. Zwrot przelewem w ciągu 14 dni.

Jeśli to my zakończymy umowę bez Twojej winy (np. wycofanie Usługi), zwracamy całą opłatę za niewykorzystany okres. Jeśli wypowiemy ją z powodu naruszenia regulaminu (np. nieopłacone faktury po wezwaniu, nadużycia), zwrot nie przysługuje.

Pilotaż jest bezpłatny — nie ma czego zwracać. Vantagi wracają do nas jak opisano wyżej.

7. Twoje obowiązki

• Dbasz o hasła i PIN-y personelu; sesje i PIN-y są osobiste — konto zespołu zakładasz osobno dla każdej osoby, która ma logować się do panelu.
• Jesteś administratorem danych swojego personelu i gości w rozumieniu RODO; informujesz personel o przetwarzaniu (czasy pracy, zdjęcia dokumentacyjne). Na życzenie podpisujemy umowę powierzenia (DPA).
• Korzystasz z Usługi zgodnie z prawem: nie przesyłasz treści bezprawnych, nie próbujesz obejść zabezpieczeń, nie odsprzedajesz dostępu.
• Podłączając kalendarze (iCal) albo system hotelowy (API, Hotres), potwierdzasz, że masz prawo korzystać z tych danych.

8. Nasze obowiązki i dostępność

Dokładamy starań, żeby Usługa działała całą dobę; przerwy techniczne ogłaszamy z wyprzedzeniem, gdy to możliwe, i robimy je w godzinach nocnych. Dane w bazie są kopiowane zapasowo przez dostawcę infrastruktury.

Wsparcie: e-mail contact@vantote.com, odpowiadamy w dni robocze w ciągu 1 dnia roboczego. W trakcie pilotażu pomagamy na starcie i dostrajamy konfigurację razem z Tobą.

Usługa jest narzędziem do kontroli sprzątania — nie zastępuje Twoich obowiązków wobec gości, personelu i przepisów (BHP, prawo pracy).

9. Dane i prywatność

Zasady przetwarzania danych opisuje Polityka prywatności; niezbędne ciasteczka — Polityka cookies. Dane przechowujemy w Unii Europejskiej. Po zakończeniu umowy usuwamy konto z danymi w ciągu 30 dni; na życzenie wcześniej przekazujemy eksport (CSV) czasów sprzątań i zgłoszeń.

10. Odpowiedzialność

Odpowiadamy za szkody wynikłe z naszej winy do wysokości opłat zapłaconych przez Ciebie za ostatnie 12 miesięcy Usługi. Nie odpowiadamy za utracone korzyści, za działanie systemów zewnętrznych (Airbnb, Booking.com, PMS), za brak zasięgu w Obiekcie ani za skutki nieprawidłowego montażu Vantagów. Ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie.

11. Reklamacje

Reklamację zgłaszasz e-mailem na contact@vantote.com, opisując problem i termin wystąpienia. Odpowiadamy w ciągu 14 dni. Jeśli Usługa nie działała z naszej winy dłużej niż 24 godziny łącznie w miesiącu, na Twój wniosek obniżamy opłatę za ten miesiąc proporcjonalnie do czasu niedostępności.

12. Zmiany regulaminu i prawo właściwe

Zmiany regulaminu ogłaszamy e-mailem z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem; jeśli ich nie akceptujesz, możesz zakończyć umowę przed ich wejściem w życie na zasadach z sekcji „Rezygnacja i zwroty”.

Umowa podlega prawu polskiemu. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, po próbie polubownego rozwiązania sprawy.

Usługodawca

Usługodawcą jest operator serwisu Vantote. Pełne dane rejestrowe są w trakcie uzupełniania — do tego czasu kontakt: contact@vantote.com.